"Nos fuimos con el más barato. Cotizó 40% menos que los demás."
Me lo dijo un jefe de compras mientras revisábamos por qué un contrato de mantenimiento que debía durar 12 meses terminó en 5, con el proveedor fuera del proyecto, un reemplazo de emergencia que costó el doble, y una obra retrasada 3 semanas.
Le pregunté: "¿Alguien se preguntó cómo podía cotizar 40% menos que todos los demás?"
Silencio.
En más de 12 años evaluando proveedores para empresas de los sectores minero, energético, de construcción e industria en el Perú, he visto este patrón repetirse con una consistencia que ya no me sorprende: el proveedor que entra por precio casi siempre sale por costo.
En este artículo voy a explicar por qué el precio de la cotización es solo la punta del iceberg, qué costos reales se acumulan cuando eliges al proveedor más barato, y cómo empezar a evaluar el costo total antes de que sea demasiado tarde.
Cuando un proveedor cotiza significativamente por debajo del mercado, no es porque encontró una fórmula mágica de eficiencia. Es porque recortó algo. La pregunta es qué.
En mi experiencia, las razones más frecuentes son cuatro:
Subestimó el alcance. No entendió bien lo que se le está pidiendo, o lo entendió pero cotizó solo la parte que le conviene. El resto lo va a cobrar como "adicional" durante la ejecución. El cliente que pensó que estaba ahorrando termina pagando igual o más — pero sin haberlo presupuestado.
Recortó donde no debía. Menos personal del necesario. Personal menos calificado. Equipos viejos o alquilados. Seguros mínimos. Plan de seguridad genérico. Cada recorte es un riesgo que el proveedor transfiere silenciosamente a la operación del cliente.
Necesita el contrato para sobrevivir. Un proveedor financieramente frágil puede aceptar un contrato a pérdida solo para mantener flujo de caja. Eso funciona unas semanas. Después, cuando los números no cierran, empieza a deteriorar calidad, a pedir adelantos, o simplemente abandona.
Planea subcontratar la parte crítica. Cotiza como si fuera a ejecutar con recursos propios, pero en la práctica va a subcontratar a empresas más pequeñas con costos menores — y estándares menores. Lo describí en detalle en este artículo sobre el riesgo oculto de los subcontratistas.
En los cuatro casos, el precio bajo no es una ventaja. Es una señal de alerta.
El iceberg del costo real
Lo que ves: PRECIO DE LA COTIZACIÓN
La punta del iceberg
① Adicionales no contemplados — alcance subestimado
② Reprocesos — trabajo mal hecho que se repite
③ Retrasos — cronograma incumplido, penalidades
④ Supervisión extra — tu equipo compensa deficiencias
⑤ Incidentes — accidentes, multas, paralización
⑥ Reemplazo de emergencia — si abandona el contrato
Lo que pagas: COSTO TOTAL REAL
Generalmente 2x a 5x el precio de la cotización
joseterronesherrera.com
Cada uno de estos costos merece atención:
El proveedor cotizó bajo porque dejó fuera servicios que asumió que "no estaban incluidos." Una vez dentro del contrato, cada servicio adicional se cotiza sin competencia — porque ya está en el sitio y cambiarlo costaría más que pagarle lo que pide.
Un trabajo mal hecho se hace dos veces. Los reprocesos no solo cuestan el doble en mano de obra — generan retrasos en todo lo que depende de ese trabajo, y en algunos casos requieren inspecciones adicionales que el contrato original no contemplaba.
Un proveedor que cotizó bajo probablemente tiene menos recursos de los necesarios. Menos recursos significa más tiempo. Más tiempo significa incumplimiento de plazos. Y en contratos con cláusulas de penalidad, cada día de retraso tiene un costo directo que no estaba en el presupuesto.
Cuando un proveedor no rinde al nivel esperado, alguien de tu equipo tiene que compensar: supervisar más de cerca, resolver problemas que el proveedor debería resolver solo, dedicar tiempo a gestionar la relación en vez de enfocarse en su trabajo. Esas horas tienen un costo que nadie contabiliza.
Un proveedor que recortó en seguridad — menos capacitación, equipos sin mantenimiento, personal no calificado — tiene mayor probabilidad de generar incidentes. Un accidente en tu sitio no solo tiene costo humano: tiene costos de paralización, investigación, multas y daño reputacional. Lo describí con números reales en este artículo sobre el costo cuando un proveedor falla en operación.
Si el proveedor abandona — porque los números no le cierran, porque no puede cumplir, o porque encontró algo mejor — el costo de reemplazarlo en emergencia es entre un 30% y un 80% más que la tarifa normal del mercado. Más la transición, más el tiempo perdido, más el desgaste de tu equipo.
📝 Nota de campo
Una constructora eligió al proveedor de movimiento de tierras más barato para un proyecto de infraestructura. Cotizó $280,000. El segundo más barato había cotizado $410,000. Al mes 4, el proveedor barato pidió un adicional de $95,000 por "trabajos no contemplados." Al mes 6, abandonó el proyecto. El reemplazo de emergencia costó $520,000. Costo total real: $895,000 — más del doble de lo que habría costado el segundo cotizante desde el inicio.
— José Terrones Herrera · joseterronesherrera.com
📋 Esto lo desarrollo con más detalle en una checklist de diagnóstico.
Cubre las 7 señales de riesgo que he identificado en más de una década evaluando proveedores — incluye 2 que no mencioné en este artículo, más una tabla para medir tu nivel de exposición.
Una empresa del sector energético necesitaba un proveedor de servicios de aislamiento térmico para una parada de planta programada. Tenía 3 cotizaciones. La más baja era un 35% menor que las otras dos.
El jefe de compras eligió al más barato. La lógica era simple: "es el mismo servicio, ¿por qué pagar más?"
Lo que no evaluó:
El proveedor barato tenía solo 4 técnicos certificados cuando el trabajo requería al menos 8. Iba a subcontratar a los otros 4 sin informar. Los subcontratados no tenían experiencia en paradas de planta del sector energético. El plan de seguridad era genérico — no cubría los riesgos específicos del trabajo en caliente que se requería.
El resultado: un incidente menor que paralizó el frente durante 2 días, reprocesos en el 30% del trabajo ejecutado, y un retraso de 5 días en la puesta en marcha. El costo del retraso — calculado por la empresa — fue 4 veces el ahorro que obtuvieron al elegir al proveedor más barato.
Nada de esto habría sido sorpresa si alguien hubiera hecho las 5 preguntas que todo gerente de compras debería hacer antes de aprobar. Especialmente la primera: "¿Quién ejecuta realmente el trabajo?"
No estoy diciendo que siempre debas elegir al más caro. Estoy diciendo que el precio de la cotización no es el dato correcto para decidir.
Hay tres principios que pueden ayudar:
Compara ofertas en igualdad de alcance. Antes de comparar precios, asegúrate de que todos los proveedores estén cotizando exactamente lo mismo. Muchas veces el más barato cotizó menos porque dejó fuera servicios que los demás sí incluyeron. Pide a todos los cotizantes que detallen su alcance item por item.
Pregunta "¿qué pasa si?" ¿Qué pasa si hay un cambio de alcance? ¿Cuánto cobra por adicionales? ¿Qué pasa si se atrasa? ¿Tiene capacidad de respuesta si algo sale mal? Las respuestas a estas preguntas te dicen más sobre el costo real que el número en la cotización.
Incluye el costo de falla en tu evaluación. Si eliges al más barato y falla, ¿cuánto te cuesta el reemplazo? ¿Cuánto cuesta la paralización? ¿Cuánto cuesta el retraso? Si ese número es significativamente mayor que la diferencia de precio entre el más barato y el segundo, la decisión se vuelve obvia.
💬 Insight
El proveedor más barato te ahorra dinero el día que firmas. El proveedor adecuado te ahorra dinero el día que ejecuta. La diferencia se mide en meses — y en ceros.
— José Terrones Herrera · joseterronesherrera.com
No. Pero sí debes preguntarte por qué cotiza significativamente menos que los demás. Si la diferencia es de 5-10%, puede ser eficiencia legítima. Si es de 30-40%, casi siempre hay algo que se recortó o se omitió.
Con datos de costo total. Presenta no solo el precio de la cotización sino una estimación del costo de falla: cuánto costaría un reemplazo de emergencia, cuánto vale un día de paralización, cuánto cuestan los reprocesos típicos. Cuando la gerencia ve el número completo, la decisión cambia.
No hay una regla fija, pero en mi experiencia, cuando un proveedor cotiza más de 25% por debajo del promedio de los demás cotizantes, vale la pena investigar por qué. Puede ser legítimo, pero estadísticamente es más probable que haya un recorte oculto.
No con certeza, pero las señales están ahí: reducción de personal, solicitudes frecuentes de adelantos, deudas vencidas con SUNAT, cambios recientes en la estructura societaria. Todas estas son señales que una evaluación financiera rigurosa debería detectar.
Se suman: precio del contrato + adicionales probables + costo estimado de supervisión extra + costo estimado de reprocesos + costo de riesgo (probabilidad de falla × costo de la falla). No tiene que ser un cálculo exacto — una estimación razonable ya cambia la perspectiva de la decisión.
Elegir al proveedor más barato no es una decisión de ahorro. Es una apuesta. A veces sale bien. Muchas veces no.
El costo real de un proveedor no está en su cotización. Está en lo que pasa después: en los adicionales que cobra, en la calidad que entrega, en los plazos que cumple, en los incidentes que genera, y en lo que cuesta reemplazarlo si abandona.
La próxima vez que tengas una cotización significativamente más baja que las demás sobre tu escritorio, antes de aprobar, hazte una sola pregunta: "¿Cómo puede cotizar tanto menos que todos los demás — y seguir siendo capaz de cumplir?"
Si no puedes responderla con datos, la cotización no es una oportunidad. Es una señal de alerta.
📋 Si quieres hacer un diagnóstico rápido de tu cadena de suministro:
Armé una checklist con las 7 señales de alerta más frecuentes y una tabla de evaluación de riesgo. Es lo que uso como punto de partida cuando analizo proveedores.
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José Terrones Herrera — Especialista en evaluación estratégica de proveedores y gestión de riesgo operativo en supply chain · Más de 12 años de experiencia en los sectores minero, energético, logístico y de construcción en el Perú.
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